Nguyễn Thị Huệ

Phạm Thị Ngọc Quỳnh

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Bùi Thùy Dương

Trần Đức Tình

             Trương Hồ Bách

Trường Đại học FPT Hà Nội

Abstract

The research report clarifies the role and importance of internal communication in businesses, mentioning the trend of developing continuous learning professional communities, typically ICC: Internal Communication Community in Vietnam. From there, we analyze the close connection between internal communication and professional communities, emphasizing the role of professional communities in developing effective internal communication strategies for businesses.

Keywords: Communication, Internal communication, Professional community, business development, ICC

Tóm tắt

Báo cáo nghiên cứu làm rõ vai trò và tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, đề cập đến xu hướng phát triển các cộng đồng nghề học tập liên tục, điển hình là ICC - Cộng đồng nghề Truyền thông nội bộ và Văn hóa doanh nghiệp duy nhất tại Việt Nam. Từ đó phân tích sự liên kết chặt chẽ giữa truyền thông nội bộ và các cộng đồng nghề, nhấn mạnh vai trò của cộng đồng nghề trong việc phát triển chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp.

Keywords: Truyền thông, Truyền thông nội bộ, Cộng đồng nghề, phát triển doanh nghiệp, ICC

1. Đặt vấn đề

Trong bối cảnh hiện đại, khi tốc độ thay đổi và nhu cầu phát triển bền vững ngày càng gia tăng, một trong những yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp giữ vững vị thế và xây dựng nét văn hóa đặc trưng chính là truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ không chỉ đơn thuần là việc truyền đạt thông tin từ lãnh đạo đến nhân viên, mà còn là một công cụ quản trị chiến lược hiệu quả, giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự gắn kết và tăng cường hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức.

Hiểu được nhu cầu phát triển của ngành, các cộng đồng nghề xuất hiện như một xu hướng giúp người trong cùng lĩnh vực hoặc ngành nghề chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và hỗ trợ lẫn nhau. Những cộng đồng này không chỉ tạo nên nguồn lực hỗ trợ ngoài doanh nghiệp mà còn góp phần phát triển năng lực truyền thông nội bộ, xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, nghiên cứu về truyền thông nội bộ và ý nghĩa của cộng đồng nghề trong việc phát triển truyền thông nội bộ sẽ giúp củng cố cơ sở lý thuyết, nâng tầm vai trò của người làm truyền thông, từ đó đánh giá hiệu quả tác động trong thực tế tại doanh nghiệp.

2. Nội dung nghiên cứu

2.1. Khái niệm cơ bản

Truyền thông là sự trao đổi thông điệp giữa các thành viên hay các nhóm người trong xã hội nhằm đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau.

Truyền thông nội bộ được hiểu là quá trình truyền tải thông tin, tư tưởng, tình cảm… giữa hai hoặc nhiều người trong nội bộ tổ chức nhằm tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức, thái độ, tiến tới sự nhất quán và điều chỉnh hành vi phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân, nhóm và doanh nghiệp.

Các hình thức truyền thông nội bộ bao gồm:

• Truyền thông trực tiếp: Các cuộc họp, hội nghị, đối thoại, hoạt động đào tạo…
• Truyền thông gián tiếp: Truyền thông qua email, bản tin, tạp chí, mạng nội bộ, video, podcast …
• Truyền thông không chính thức: Các hoạt động ngoại khóa, trò chuyện trao đổi giữa các nhân viên ngoài giờ làm việc...

2.2. Vai trò, ý nghĩa của TTNB với DN

Theo Dolphin, 2005, Welch và Jackson, 2007, vai trò chính của truyền thông nội bộ là tạo ra sự tương tác thường xuyên đối xứng, góp phần nâng cao mối quan hệ nội bộ và nâng cao nhận thức về những thay đổi từ môi trường kinh doanh. Truyền thông nội bộ sẽ làm nhiệm vụ chuyển tải những thông tin về mục tiêu, kế hoạch thực hiện của doanh nghiệp tới các nhân viên, đồng thời, gắn kết các bộ phận liên quan, biểu dương và điều chỉnh kịp thời những sai sót và bất hợp lý trong quá trình thực hiện.

Theo Boswell (2006) và Welch (2012), truyền thông nội bộ hiệu quả là thiết lập mối quan hệ đối tác lâu dài, đáng tin cậy giữa nhà quản lý và nhân viên, giữa tổ chức và thành viên, điều này mang lại lợi ích lớn hơn trong tương lai cho DN.

Truyền thông nội bộ góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp (Argenti, 1996). Văn hóa doanh nghiệp là môi trường của doanh nghiệp dựa trên các giá trị, nhiệm vụ và quy trình làm việc. Khi tất cả các thành viên đều nắm giữ, hiểu được các chính sách, công việc và thủ tục một cách thống nhất, cùng tập trung hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp sẽ thúc đẩy việc sử dụng các nguồn lực hiệu quả hơn.

Thời gian gần đây, chúng tôi có thực hiện một cuộc khảo sát nhằm tổng hợp những ý kiến và quan điểm về mức độ quan tâm đối với truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp.

Biểu đồ thể hiện mức độ đánh giá tầm quan trọng của TTNB với thang điểm từ 1 (thấp nhất) đến 5 (cao nhất), số lượng người đánh giá mức 4 và 5 chiếm phần lớn tổng lượt phản hồi. Cụ thể, trong tổng số 235 lượt phản hồi, có 114 người đánh giá ở mức 4 tương đương 48.5% và ở mức 5 có 112 người tương đương 47.7%. Phần lớn (96.2%) người tham gia đánh giá tầm quan trọng của truyền thông nội bộ ở mức cao (4 và 5). Bên cạnh đó, chỉ 2 người (0.9%) đánh giá ở mức 2, và 7 người (3%) ở mức 3. Điều này chứng tỏ nhận thức về vai trò của truyền thông nội bộ được đánh giá rất cao và là yếu tố quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào.

Đây là biểu đồ thể hiện mức độ hài lòng của người tham gia về công tác truyền thông nội bộ tại đơn vị hiện tại. Với thang điểm từ 1 (thấp nhất) đến 5 (cao nhất), trong số 235 người tham gia trả lời, mức 4 (hài lòng) chiếm tỉ lệ cao nhất với 93 lượt bình chọn (39.6%), mức 3 (trung bình) đứng thứ hai với 58 người (24.7%) và thấp nhất là mức 1 (rất không hài lòng) với 13 người (5.5%). Điều này cho thấy công tác truyền thông nội bộ tại các đơn vị hiện tại được đánh giá tích cực với hơn nửa số người tham gia với tổng mức hài lòng (4 và 5): 56.6% người tham gia. Tuy nhiên vẫn còn khoảng số ít người chưa hài lòng ở đơn vị của họ với tổng mức chưa hài lòng (1 và 2): 18.7%, từ đó phản ánh một số vấn đề cần cải thiện.

Hai biểu đồ trên làm nổi bật tầm quan trọng của truyền thông nội bộ, từ đó một lần nữa có thể khẳng định truyền thông nội bộ đóng vai trò như “mạch máu” trong mọi doanh nghiệp, giúp xây dựng và nâng cao hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp, khích lệ mối quan hệ tích cực và tạo niềm tin trong nội bộ nhân viên.

2.3. Cộng đồng nghề ở Việt Nam

2.3.1. Khái niệm

Community of Practice (tạm dịch là “Cộng đồng thực hành” hay gọi tắt là cộng đồng nghề) là mạng lưới các cá nhân làm việc trong các lĩnh vực tương tự, những người hợp tác để chia sẻ kiến ​​thức, kinh nghiệm và các phương pháp hay nhất nhằm nâng cao việc học tập của chính họ và đóng góp vào sự tiến bộ của tổ chức. Việc hình thành một cộng đồng nghề nghiệp đã cải thiện mối quan hệ giữa các cấp trong doanh nghiệp, nâng cao sự thấu hiểu và biểu đạt chia sẻ.

Ba yếu tố cơ bản của một cộng đồng thực hành là chung lĩnh vực kiến thức, xác định một tập hợp các vấn đề (1); một cộng đồng những người quan tâm đến lĩnh vực này (2); thực tiễn chung mà họ phát triển để công việc đạt được hiệu quả (3).

Communication climate (tạm dịch là “Môi trường giao tiếp”) đề cập đến tâm trạng trong một môi trường và bao gồm cảm xúc giữa các cá nhân. Không khí giao tiếp được nhận thức và có thể được truyền đạt theo nhiều cách khác nhau. Một bầu không khí tích cực mang lại giá trị tích cực cho cộng đồng và giảm khoảng cách giữa các cá nhân.

Tiêu biểu như cộng đồng IBM, một cộng đồng trực tuyến kết nối những công ty, cá nhân thuộc nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau của IBM thông qua phần mềm ICM asset web. Trong cộng đồng này, các chuyên gia xử lý kiến ​​thức trong các lĩnh vực cũng như vốn trí tuệ; họ thu thập, đánh giá, tập hợp cấu trúc và phổ biến kiến ​​thức được chia sẻ giữa các đồng nghiệp trên tinh thần thoải mái và thân thiện. Những giá trị mà cộng đồng nghề và môi trường giao tiếp mang lại giúp đưa những người IBM xích gần nhau, tạo kết nối xã hội mạnh mẽ, cung cấp nền tảng cho sự hợp tác và đổi mới.

2.3.2. Xu hướng phát triển cộng đồng nghề tại Việt Nam

Cộng đồng nghề tại Việt Nam đã có bước chuyển mình phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và sự thay đổi nhanh chóng của thị trường lao động. Từ các nhóm nhỏ trên mạng xã hội thành những tổ chức có quy mô lớn, việc hình thành cộng đồng chuyên sâu trong lĩnh vực ngành đang ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong việc nâng cao chất lượng nghề nghiệp. Nổi bật như những cộng đồng Truyền thông nội bộ, cộng đồng HR, cộng đồng Marketer Việt Nam, cộng đồng Tổ chức sự kiện… cũng đã ghi nhận sự phát triển vượt bậc. Các cộng đồng tri thức mở góp phần xây dựng kiến thức, kinh nghiệm cho người làm nghề và tạo cơ hội kết nối, học hỏi từ chính những người có cùng chuyên môn.

Những người tham gia các cộng đồng nghề luôn khao khát được học tập và chia sẻ liên tục, không chỉ từ những chuyên gia mà từ chính những người đồng nghiệp, đồng nghề.

Khảo sát nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 100% người tham gia cộng đồng nghề đều mong muốn được chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của bản thân dưới nhiều hình thức, Không có ai không muốn chia sẻ.

2.3.3. Vai trò của cộng đồng nghề đối với việc phát triển truyền thông nội bộ

Đối với người làm Truyền thông nội bộ, việc truyền tải thông tin, thấu hiểu tâm lý lãnh đạo và nhân viên là yếu tố hàng đầu và quan trọng nhất. Vậy nên, việc hình thành các cộng đồng Truyền thông nội bộ là cầu nối xây dựng một môi trường giao tiếp giúp người làm nghề vượt qua những thách thức, chuẩn mực chuyên môn hay thiếu hụt nguồn tài nguyên tham khảo.

Cộng đồng còn là nơi những chuyên gia đầu ngành chia sẻ kinh nghiệm thực tế, giúp các thành viên soi chiếu để rút ra bài học cho quá trình vận dụng và phát triển của bản thân tại doanh nghiệp. Những người làm truyền thông nội bộ học hỏi lẫn nhau, cập nhật những công nghệ ứng dụng mới góp phần nâng cao hiệu quả truyền thông và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Một ví dụ điển hình là ICC (Internal Communication Community) cộng đồng tiên phong trong lĩnh vực Truyền thông nội bộ và Văn hóa doanh nghiệp tại Việt Nam. Được thành lập từ năm 2016, ICC bắt đầu từ một nhóm nhỏ những người yêu nghề IC tại Hà Nội và hiện đã phát triển mạnh mẽ với hơn 5.400 thành viên; được dẫn dắt, định hướng và duy trì chất lượng chuyên môn bởi đội ngũ Coreteam được bình bầu hàng năm. Thông qua nhiều hoạt động thường niên như “Tóc Sâu” - chuỗi talkshow thảo luận chuyên sâu về những chủ đề nóng trong ngành, “Off Du Kích” diễn ra hàng tuần để trao đổi cơ hội nghề nghiệp, hay “Outing” trải nghiệm thực tế ngoài trời tăng cường gắn kết giữa các thành viên và đặc biệt là Hội thảo khoa học Sâu Sắc, cộng đồng ICC không chỉ cung cấp kiến thức thực tế mà còn mang lại cơ hội kết nối với các chuyên gia, đưa ICC trở thành cộng đồng học tập liên tục.

Một yếu tố quan trọng làm nên thành công và sự phát triển lớn mạnh từng ngày của ICC là cách cộng đồng xây dựng cơ chế hoạt động dựa trên tính chất phi lợi nhuận, sự minh bạch và tập trung vào chất lượng. Những giá trị cốt lõi của cộng đồng được đặt ra từ đầu là không quảng cáo, không bán hàng, không tuyển dụng đại trà hay giật tít câu view, không vụ lợi, chê bai, đề cao mục đích cá nhân. Cộng đồng thành lập dựa trên tinh thần góp ý xây dựng và tôn trọng lẫn nhau để cùng phát triển.

Đặc biệt, sau sự thành công của Hội thảo Sâu Sắc 2024, danh tiếng của cộng đồng ICC đối với lĩnh vực ngành và toàn xã hội đã được coi trọng và nâng cao. Đây là năm thứ 2 hội thảo Sâu Sắc được tổ chức, quy tụ hơn 300 người tham gia bao gồm lãnh đạo, nhân sự, chuyên gia đến từ các tập đoàn, doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam. Sau sự kiện, có tới hơn 100 bài viết, nhiều trang báo đầu ngành đưa tin và thảo luận về những nội dung và giá trị mà Hội thảo Sâu Sắc 2024 mang lại.

Với chủ đề “Nâng tầm người làm ICC trong con mắt của lãnh đạo, doanh nghiệp và xã hội”, Sâu Sắc 2024 truyền đi thông điệp người làm ICC phải nhanh chóng thích ứng, không ngừng trau dồi, nâng cấp bản thân để theo kịp sự thay đổi của ngành và xã hội. Tại đây, các chuyên gia sẽ không giảng bài, không diễn thuyết hùng hồn mà hoà cùng khán giả trong tâm thế một người trải nghiệm, một người bạn thấu hiểu thật sâu những vấn đề chung của ngành, bóc tách những câu chuyện chính họ đã từng trải qua, giúp cho Sâu Sắc không chỉ là một buổi hội thảo mà còn là nơi để cộng đồng kết nối, gắn bó bền chặt với nhau. Người tham gia sẽ được cập nhật các xu hướng mới, tìm hiểu những công nghệ truyền thông hiện đại và lắng nghe các chia sẻ bài học thực tế trong nghề.

Sau hơn 8 năm hoạt động bền bỉ, ICC không chỉ là nơi giao lưu, học hỏi mà còn là không gian truyền cảm hứng, đồng hành cùng các thế hệ yêu nghề và mong muốn đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp Việt Nam. Giữ vững quan điểm chỉ đồng hành cùng những thành viên thực sự có đam mê và nghiêm túc với nghề, ICC nhận được sự tín nhiệm và tin tưởng của tất cả các đơn vị và thành viên trong cộng đồng. Trong tương lai, ICC cam kết tiếp tục mở rộng, nâng cao chất lượng hoạt động, cập nhật xu hướng và công nghệ mới, thúc đẩy vai trò của truyền thông nội bộ trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp tại Việt Nam.

3. Kết luận

Tóm lại, truyền thông nội bộ thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, là yếu tố cốt lõi để tạo ra các giá trị cho doanh nghiệp, nhân viên và cộng đồng. Việc phát triển các cộng đồng nghề tạo dựng môi trường giao tiếp thân thiện, thoải mái chia sẻ để người làm truyền thông nội bộ nâng tầm kiến thức, nâng cao kĩ năng, tạo ra các giá trị thực tế giúp ích cho ngành.

Tài liệu tham khảo

(1) Tạ Ngọc Tấn (2001). Truyền thông đại chúng. Nhà xuất bản Chính trị quốc gia. [15, tr8].

(2) Gapowork, (2022), Truyền thông nội bộ là gì? - Vai trò và tầm quan trọng của truyền thông nội bộ,

(3) Gapowork, (2022), Tại sao truyền thông nội bộ lại quan trọng đối với doanh nghiệp và tổ chức?,

(4) Oak engage, (2024), Why is Internal Communications Important? (Tại sao truyền thông nội bộ lại quan trọng?),

(5) PACE INSTITUTE OF MANAGEMENT, (2024), Truyền thông nội bộ là gì? Vai trò và quy trình truyền thông,

(6) Knowledge Management in Libraries, (2016), Community of Practice, https://www.sciencedirect.com/topics/social-sciences/communities-of-practice#.

(7) Community climate, https://study.com/academy/lesson/communication-climate-definition-lesson-quiz.html.

(8) Argenti, P.A. (1996), "Corporate communication as a discipline". Management Communication Quarterly

(9) Cutlip, S. M., Center, A. H., & Broom, G. M. (1985), Effective public relations, Publisher: Prentice – Hall;

(10) Mary Welch & Paul R. Jackson, 2007. Rethinking internal communication: a stakeholder approach, Corporate Communications: An International Journal, CCIJ, Vol. 12 No. 2, 2007.

(11) Dương Thị Thúy Nương, Trịnh Đức Duy, Ngô Thế Sơn, (2023), Giải pháp cải thiện truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, Tạp chí Tài chính online