Thực trạng về quản lý công tác sinh viên tại các trường Cao đẳng Y Dược trên địa bàn Thành phố Hà Nội

NGUYỄN CÔNG ĐẠI

NGUYỄN ĐẮC HUY

Đại học Công nghiệp Hà Nội

1. Đặt vấn đề

Nhìn chung, công tác sinh viên tại các trường Cao đẳng Y Dược trên địa bàn Thành phố Hà Nội đã được quan tâm và triển khai tương đối đầy đủ theo các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hệ thống quản lý công tác sinh viên bước đầu được tổ chức theo các cấp quản lý từ Ban Giám hiệu, các phòng chức năng đến các khoa chuyên môn, góp phần đảm bảo sự vận hành của các hoạt động liên quan đến sinh viên trong quá trình học tập và rèn luyện.  Bên cạnh đó, các hoạt động hỗ trợ sinh viên như giải quyết thủ tục hành chính, triển khai các chế độ chính sách, tổ chức các hoạt động văn hóa – thể thao, tư vấn học tập và định hướng nghề nghiệp bước đầu được thực hiện và nhận được sự đánh giá tích cực từ phía sinh viên. Nhiều sinh viên thể hiện mức độ hài lòng cao đối với các quy trình giải quyết công việc liên quan đến công tác sinh viên tại nhà trường, cho thấy sự quan tâm của các cơ sở đào tạo đối với người học ngày càng được nâng cao. Ngoài ra, các trường đào tạo khối ngành Y Dược tại Hà Nội có nhiều thuận lợi về môi trường đào tạo, đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm và cơ hội thực hành, thực tập tại các bệnh viện lớn. Đây là điều kiện thuận lợi giúp sinh viên được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và phát triển năng lực chuyên môn trong quá trình học tập..

2. Nội dung nghiên cứu

2.1. Thực trạng về phân cấp quản lý CTSV tại các trường Cao đẳng Y Dược trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Để thấy được sự phân cấp rõ ràng, tác giả đã đưa ra câu hỏi khảo sát với 60 cán bộ quản lý và giảng viên, nhân viên của 3 trường như sau “Theo anh/chị, mức độ rõ ràng trong phân cấp quản lý công tác sinh tại đơn vị hiện nay như thế nào?”. Kết quả tổng hợp lại như sau:

Biểu đồ 1: Đánh giá mức độ rõ ràng trong phân cấp quản lý sinh viên

Kết quả khảo sát từ 60 cán bộ, giảng viên thuộc ba cơ sở đào tạo: Trường Cao đẳng Y Dược Hà Nội, Trường Cao đẳng Y Hà Nội và Trường Cao đẳng Y tế Hà Đông, nhằm đánh giá mức độ rõ ràng trong phân cấp quản lý CTSV. Tác giả nhận xét 50,0% người được hỏi đánh giá mức độ phân cấp là “rất rõ ràng”, tập trung nhiều nhất ở Trường Cao đẳng Y Hà Nội (13/20 người). 40,0% cho rằng "khá rõ ràng", trong đó Trường Cao đẳng Y tế Hà Đông có tỷ lệ đánh giá mức này cao nhất (10/20 người). Chỉ 10,0% cho rằng phân cấp ở mức “trung bình”, có chồng chéo, nhưng không có trường hợp nào cho rằng phân cấp “chưa rõ ràng” hoặc “hoàn toàn không rõ ràng”.

Tuy nhiên, vẫn còn một bộ phận nhỏ ý kiến cho rằng sự phân cấp quản lý còn tồn tại hiện tượng chồng chéo hoặc chưa phân định rạch ròi về trách nhiệm giữa các đơn vị. Điều này cho thấy hệ thống quản lý công tác sinh viên tuy đã được thiết lập nhưng vẫn cần tiếp tục hoàn thiện nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong phân công nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận liên quan.

2.2. Thực trạng công tác xây dựng Kế hoạch trong quản lý CTSV tại các trường Cao đẳng Y Dược trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu , quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.

Tác giả đặt câu hỏi “Nhà trường có xây dựng kế hoạch trong quản lý công tác sinh viên một cách rõ ràng, cụ thể không?” để khảo sát 60 cán bộ quản lý và giảng viên, nhân viên của 3 trường Cao đẳng Y Dược Hà Nội, Cao đẳng Y Hà Nội, Cao đẳng Y tế Hà Đông để thấy được thực trạng công tác xây dựng Kế hoạch trong quản lý CTSV. Kết quả sau khảo sát như sau:

Biểu đồ 2: Đánh giá xây dựng kế hoạch trong quản lý công tác sinh viên

Qua khảo trên tác giả thấy tỷ lệ xây dựng kế hoạch rõ ràng, cụ thể còn thấp chỉ có 9/60 người khảo sát (15,0%) cho rằng nhà trường có kế hoạch rõ ràng, cụ thể và triển khai nhất quán. Điều này cho thấy dù có xây dựng kế hoạch nhưng mức độ hoàn thiện và hiệu quả thực thi chưa cao. Phần lớn kế hoạch còn chung chung hoặc triển khai chưa đồng bộ. Có tới 47/60 người (78,3%) nhận định rằng kế hoạch đã có nhưng còn chung chung hoặc triển khai chưa đồng bộ. Đây là tỷ lệ áp đảo, phản ánh hạn chế trong khâu tổ chức thực hiện và truyền thông nội bộ về công tác quản lý sinh viên. Thông tin kế hoạch chưa được phổ biến đầy đủ 4/60 người (6,7%) cho rằng kế hoạch có nhưng ít được phổ biến, cán bộ và sinh viên ít nắm rõ. Điều này chỉ ra lỗ hổng trong việc truyền thông và minh bạch thông tin quản lý trong nội bộ nhà trường. Không có ý kiến nào cho rằng nhà trường không có kế hoạch. Đây là tín hiệu tích cực: không có phản hồi nào cho rằng nhà trường “không rõ có kế hoạch” hoặc “không có kế hoạch”, chứng tỏ ý thức về vai trò của CTSV đã hiện hữu trong hầu hết các cơ sở.

Các trường Cao đẳng Y Dược đều nhận thức được vai trò quan trọng của việc xây dựng kế hoạch trong quản lý công tác sinh viên, thể hiện qua việc 100% người được khảo sát khẳng định nhà trường có xây dựng kế hoạch. Tuy nhiên, mức độ cụ thể và hiệu quả trong quá trình triển khai kế hoạch vẫn còn hạn chế. Phần lớn ý kiến cho rằng kế hoạch quản lý công tác sinh viên hiện nay còn mang tính khái quát hoặc chưa được triển khai đồng bộ giữa các đơn vị. Điều này phản ánh khoảng cách giữa khâu xây dựng kế hoạch và khâu tổ chức thực hiện trong thực tiễn quản lý.

Ngoài ra, việc phổ biến kế hoạch đến cán bộ và sinh viên chưa thực sự hiệu quả, dẫn đến tình trạng một bộ phận cán bộ chưa nắm bắt đầy đủ nội dung kế hoạch. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả quản lý công tác sinh viên, các nhà trường cần chú trọng xây dựng kế hoạch cụ thể hơn, đồng thời tăng cường cơ chế truyền thông nội bộ và giám sát việc thực hiện kế hoạch.

2.3. Thực trạng công tác Tổ chức trong quản lý CTSV tại các trường Cao đẳng Y Dược trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Với ý nghĩa là một chức năng trong quản lý, tổ chức là người làm công tác quản lý phân phối và sắp xếp các nguồn lực theo những cách thức của họ để thực hiện hiệu quả kế hoạch đã đề ra. Tổ chức thực hiện kế hoạch giúp mọi người phát huy năng lực và tinh thần để đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu kế hoạch đã đặt ra.

Tác giả khảo sát nội dung này với câu hỏi: “Nhà trường có tổ chức cơ chế quản lý công tác sinh viên một cách rõ ràng và hiệu quả không?” Kết quả khảo sát thu lại được như sau:

Biểu đồ 3: Đánh giá mức độ hiệu quả, rõ ràng trong quản lý công tác sinh viên

Kết quả trên tác giả nhận thấy số lượng tổ chức rõ ràng, chuyên trách và hiệu quả còn thấp, chỉ có 8/60 người (13,3%) cho rằng nhà trường có tổ chức rõ ràng, chuyên trách và hoạt động hiệu quả, nhất quán. Điều này cho thấy bộ máy quản lý công tác sinh viên còn yếu về chất lượng tổ chức và vận hành. Đa số ý kiến phản ánh tình trạng tổ chức còn chồng chéo, thiếu thống nhất, có đến 38/60 người (63,3%) nhận định rằng tổ chức quản lý công tác sinh viên tồn tại nhưng còn chồng chéo hoặc thiếu đồng bộ, đây là vấn đề phổ biến, phản ánh sự bất cập trong phân công nhiệm vụ giữa các phòng ban liên quan như: Phòng CTSV, Đoàn, Hội, Phòng Đào tạo. Một bộ phận tổ chức hoạt động kém hiệu quả do phân công chưa cụ thể 8/60 người (13,3%) cho biết có tổ chức quản lý nhưng phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, dẫn đến hiệu quả công tác còn thấp. Điều này cho thấy sự thiếu minh bạch và hệ thống trong giao việc và phối hợp nội bộ. Tình trạng hoạt động hình thức vẫn tồn tại có 6/60 người (10%) nhận xét tổ chức quản lý công tác sinh viên mang tính hình thức, thiếu sự phối hợp. Điều này chỉ ra nguy cơ hoạt động quản lý bị dừng lại ở mức thủ tục, không đem lại hiệu quả thực chất. Không có phản hồi nào cho rằng nhà trường không có tổ chức quản lý. Đây là điểm tích cực, cho thấy mọi trường đều đã có tổ chức phụ trách công tác sinh viên.

Mặc dù các trường đều đã thiết lập bộ máy tổ chức thực hiện công tác sinh viên, nhưng hiệu quả hoạt động của bộ máy này chưa thực sự cao. Tỷ lệ lớn ý kiến cho rằng tổ chức quản lý còn tồn tại sự chồng chéo hoặc thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các đơn vị liên quan như Phòng Công tác sinh viên, Phòng Đào tạo và các tổ chức đoàn thể.

Thực trạng này cho thấy việc phân công nhiệm vụ và cơ chế phối hợp trong quản lý công tác sinh viên vẫn còn những hạn chế nhất định. Khi chức năng và trách nhiệm của các đơn vị chưa được quy định rõ ràng, hiệu quả tổ chức thực hiện các hoạt động công tác sinh viên sẽ bị ảnh hưởng. Do đó, các trường cần tiếp tục hoàn thiện cơ cấu tổ chức, xác định rõ chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận và xây dựng cơ chế phối hợp hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng quản lý sinh viên.

2.4. Thực trạng công tác Chỉ đạo trong quản lý CTSV tại các trường Cao đẳng Y Dược trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Chỉ đạo thực hiện công tác sinh viên là thực hiện các hoạt động hướng dẫn, giúp đỡ, động viên, khuyến khích, thúc đẩy những người dưới quyền làm việc có hiệu quả nhằm đạt mục tiêu đã đề ra. Thông qua chỉ đạo, các nhà quản lý tạo sự cam kết đối với tầm nhìn chung, khuyến khích các hoạt động hỗ trợ cho mục tiêu, gây ảnh hưởng lên người khác để họ thực hiện công việc một cách tốt nhất vì lợi ích của toàn tổ chức.

Tác giả đặt câu hỏi: “Các chỉ đạo thực hiện về vấn đề công tác sinh viên có thường xuyên không?” để khảo sát 60 cán bộ quản lý và giảng viên, nhân viên của 3 trường và thu về kết quả như sau:

Biểu đồ 4: Đánh giá mức độ chỉ đạo thực hiện các vấn đề trong quản lý công tác sinh viên

Mặc dù tất cả các trường đều có tổ chức chỉ đạo công tác sinh viên, nhưng vẫn còn khoảng 60% cho rằng sự chỉ đạo chưa thường xuyên, điều này có thể dẫn đến việc triển khai thiếu hiệu quả, rời rạc hoặc không bám sát mục tiêu đề ra. Đây là điểm cần được các trường cải thiện bằng cách xây dựng cơ chế chỉ đạo thống nhất, duy trì thường xuyên và có giám sát cụ thể nhằm nâng cao chất lượng quản lý công tác sinh viên.

Trong môi trường ngày nay, các nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn, chia sẻ tầm nhìn, trao quyền cho nhân viên để hiện thực hoá tầm nhìn, nhà quản lý phải hiểu động lực của các cá nhân và nhóm, có khả năng khuyến khích con người, tạo động lực cho mọi thành viên thực hiện tốt công việc được giao, thường xuyên giám sát, sửa chữa uốn nắn và điều chỉnh đảm bảo cho mọi nhiệm vụ đúng theo định hướng, xây dựng được môi trường thúc đẩy các cá nhân hoàn thành nhiệm vụ một cách tự nguyện và có năng suất lao động cao.

2.5. Thực trạng công tác Kiểm tra trong quản lý CTSV tại các trường Cao đẳng Y Dược trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Để làm rõ hơn nội dung này tác giả đã khảo sát đánh giá về CTSV có thường xuyên được kiểm tra, đánh giá không?

Với câu hỏi “CTSV có thường xuyên được kiểm tra, đánh giá không?” câu trả lời được phân bổ như sau: 83,3% trả lời “Được đánh giá, họp triển khai công việc hàng tháng”, 13,4% trả lời “Được đánh giá, họp triển khai công việc hàng quý” và chỉ 3,3% trả lời “Được đánh giá, họp triển khai công việc hàng năm”. Qua các số liệu thống kê trên tác giả rút ra được các nhận xét như sau:

Trên phương diện là một chức năng của quản lý, kiểm tra đánh giá nghĩa là quá trình xác định thành quả đã đạt được trên thực tế, so sánh với những tiêu chuẩn đã xây dựng. Trên cơ sở đó phát hiện ra các vấn đề tồn động từ đó xử lý vấn đề, đồng thời đề ra các giải pháp cho một kế hoạch hành động nhằm khắc phục để đảm bảo cho kế hoạch đạt được các mục tiêu đã định.

2.6. Thực trạng về điều kiện cơ sở vật chất đối với CTSV tại các trường Cao đẳng Y Dược tại Hà Nội hiện nay

Để làm rõ vấn đề này tác giả đặt câu hỏi khảo sát 60 cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn/giảng viên với mục đích thấy được “CTSV có gặp vấn đề nào không?”.

Dựa trên bảng khảo sát 60 cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn và giảng viên từ ba trường: Trường Cao đẳng Y Dược Hà Nội, Trường Cao đẳng Y Hà Nội, và Trường Cao đẳng Y tế Hà Đông, tác giả đã đặt câu hỏi: “Công tác sinh viên (CTSV) có gặp vấn đề nào không?”. Kết quả phản ánh một số vấn đề nổi bật và được phân tích như sau:

Vấn đề lớn nhất: Cơ sở vật chất chưa đầy đủ chiếm tới 43/60 người (71,6%), đây là nguyên nhân được nhắc đến nhiều nhất và có tính chất phổ biến ở cả 3 trường: Trường CĐ Y Dược Hà Nội: 14/20 người, Trường CĐ Y Hà Nội: 18/20 người, Trường CĐ Y tế Hà Đông: 11/20 người. Điều này phản ánh sự thiếu hụt hệ thống cơ sở vật chất phục vụ công tác sinh viên là một vấn đề nghiêm trọng và mang tính hệ thống. Trong bối cảnh đặc thù ngành Y Dược đòi hỏi nhiều trang thiết bị học tập, mô hình thực hành, phòng chức năng... thì sự thiếu hụt này ảnh hưởng không nhỏ đến việc triển khai hiệu quả các hoạt động hỗ trợ, tư vấn, rèn luyện kỹ năng và thực hành nghề nghiệp cho sinh viên.

Quy trình quản lý, triển khai công việc chưa rõ ràng 9/60 người (15%) phản ánh vấn đề này, cho thấy sự thiếu nhất quán, minh bạch hoặc hiệu quả trong quy trình tổ chức công tác sinh viên. Vấn đề này có thể gây ra trở ngại trong phối hợp nội bộ, chậm trễ trong xử lý công việc hoặc sự lúng túng của các bộ phận khi triển khai nhiệm vụ cụ thể cho sinh viên.

Thiếu sự hợp tác từ sinh viên và nhân lực quản lý còn ít chỉ chiếm (4/60): Tuy là tỷ lệ thấp nhưng vẫn phản ánh một bộ phận sinh viên thiếu chủ động hoặc không tích cực trong tham gia các hoạt động, phối hợp xử lý công việc với bộ phận quản lý. Sinh viên đông, nhân lực CTSV ít (4/60): Chứng tỏ ở một số trường, sự quá tải trong quản lý sinh viên đang hiện hữu, ảnh hưởng đến tính hiệu quả và cá thể hóa trong công tác chăm sóc, hỗ trợ sinh viên.

Cơ sở vật chất là vấn đề nổi cộm nhất, cần ưu tiên đầu tư, cải thiện để nâng cao chất lượng CTSV. Các vấn đề về quy trình quản lý, thiếu sự hợp tác của sinh viên, và sự quá tải nhân lực CTSV tuy chiếm tỷ lệ nhỏ hơn nhưng cũng cần được lưu tâm vì ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành ổn định và hiệu quả của hệ thống quản lý sinh viên trong nhà trường.

2.7. Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý CTSV tại các trường Cao đẳng Y Dược trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Năng lực, trình độ chuyên môn của người làm CTSV tại các trường Cao đẳng Y Dược trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Năng lực quản lý của cán bộ không chỉ dừng lại ở kiến thức mà còn đòi hỏi các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, giải quyết vấn đề và lãnh đạo. Họ cần phải có khả năng lập kế hoạch, tổ chức và điều phối các hoạt động liên quan đến học tập và sinh hoạt của sinh viên. Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và quản lý dữ liệu cũng rất cần thiết để tối ưu hóa công tác quản lý, từ việc lưu trữ hồ sơ, theo dõi tiến trình học tập đến việc hỗ trợ sinh viên qua các nền tảng trực tuyến.

Phân tích các mức độ đánh giá mà tác giả đưa ra được lý giải như sau:

• Thường xuyên họp và chia sẻ vấn đề để được hỗ trợ từ những người có chuyên môn cao, kinh nghiêm lâu năm: mức độ này được đánh giá là công tác bồi dưỡng chuyên môn, chia sẻ kinh nghiệm của các cá nhân trong phòng, họp hội ý, giao ban hàng tháng để nắm bắt tình hình của CTSV. Ở mức độ này có 22/60 CB,GV lựa chọn (chiếm 36,7%).
• Ít được quan tâm và đào tạo thêm để nâng cao chuyên môn: mức độ này sự thiếu quan tâm lẫn nhau giữa các CB, GV làm công tác sinh viên, và không có được sự đào tạo chuyên môn từ cấp trên. Mức độ này 0/60 CB,GV lựa chọn.
• Có quan tâm nhưng chưa thường xuyên: mức độ này được đánh giá là các CB đã được quan tâm từ lãnh đạo, đồng nghiệp. Mặc dù vậy mức độ còn chưa nhiều, và đây cũng chính là thực trạng của các trường gặp phải. Khi có bất kỹ một sự việc hay khủng hoảng truyền thông, mâu thuẫn SV thì mới được tập trung nguồn lực để nhanh chóng giải quyết vấn đề. Với mức độ này đã có 38/60 CB,GV lựa chọn (chiếm 63,3%).
• Quan tâm thường xuyên và được bồi dưỡng chuyên môn: mức độ này theo tác giả nhận thấy thì không đạt được, bởi sự quan tâm của lãnh đạo, quản lý sẽ được phân bổ và chia đều. Từ đó việc quan tâm thường xuyên và được bồi dưỡng chuyên môn là rất khó.

Quản lý sinh viên ngoài trường bao gồm: cơ sở thực tập, thực hành, hỗ trợ tư vấn việc làm, quản lý sinh viên tại ký túc xá

Tác giả đã đặt câu hỏi với 300 SV tại 3 trường: Cao đẳng Y Dược Hà Nội, Cao đẳng Y Hà Nội, Cao đẳng Y tế Hà Đông như sau: “Sinh viên học tập, thực hành, thực tập có được hỗ trợ từ phòng HSSV để giải quyết các vấn đề ngoài trường không?”.

Kết quả cho thấy 79/300 SV được hỏi trả lời “Rất tốt” chiếm 26,3%, và có tới 220/300 SV trả lời “Tốt” chiếm 73,4%, chỉ có 1/300 SV trả lời “Có hỗ trợ nhưng chưa nhiều”. So sánh kết quả 3 trường với nhau tác giả nhận thấy các trường đều có sự tương đồng về đánh giá của sinh viên đạt mức độ tốt cao nhất, sau đó là rất tốt. Như vậy ta có thể thấy quản lý công tác sinh viên ngoài trường như: thực hành, thực tập, KTX… đang làm tốt. Chính vì thế cho thấy cần phải tập trung cao vào vấn đề này để càng ngày quản lý công tác sinh viên càng tốt hơn.

3. Kết luận

 Bài viết tập trung khảo sát và phân tích thực trạng hoạt động công tác sinh viên cũng như thực trạng quản lý công tác sinh viên tại các trường Cao đẳng Y Dược trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Kết quả nghiên cứu cho thấy công tác sinh viên tại các trường nhìn chung đã được quan tâm và triển khai tương đối hiệu quả. Các hoạt động hỗ trợ sinh viên trong học tập, thực hành, thực tập và giải quyết các vấn đề liên quan đến sinh viên được đánh giá ở mức tốt và rất tốt bởi đa số sinh viên và cán bộ quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác quản lý sinh viên vẫn còn một số hạn chế như: việc chỉ đạo triển khai các hoạt động công tác sinh viên chưa thật sự thường xuyên, công tác kiểm tra đánh giá chưa đồng bộ, sự phối hợp giữa các đơn vị trong nhà trường đôi khi chưa chặt chẽ. Những hạn chế này phần nào ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý công tác sinh viên trong các trường.

Tài liệu tham khảo

Bộ Giáo dục và Đào tạo (2016), Thông tư số 10/2016/TT-BGDĐT ngày 05/04/2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc Ban hành Quy chế công tác sinh viên đối với chương trình đào tạo đại học hệ chính quy.

Bộ Giáo dục và Đào tạo (2024), ban hành Công văn số 4654 /BGDĐT-GDCTHSSV ngày 23/08/2024 về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ giáo dục chính trị và công tác học sinh, sinh viên.

Trần Kiểm (2010), Khoa học tổ chức và quản lý trong giáo dục, Nxb Đại học Sư phạm, Hà Nội.

Mai Ngọc Anh (2019), Giáo trình Quản lý giáo dục, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.

Charles R. Hatcher Jr. (2008), Managing the Medical School: The Management of Medical Education, USA: University of Georgia Press