KHUNG TỔ CHỨC VÀ MÃ HÓA MINH CHỨNG ĐA CHUẨN LÀM NỀN TẢNG XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO MINH CHỨNG TRỰC TUYẾN TRONG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC

LAI ĐÌNH KHẢI

NGUYỄN VÕ LAM GIANG

TRƯƠNG ĐỨC BÌNH

 CỔ TỒN MINH ĐĂNG

Trường Đại học Sài Gòn

Abstract

 This article proposes a multi-standard framework for organising and coding evidence as a conceptual foundation for designing online evidence repository software at programme level in higher education institutions. The study employs document analysis and comparative mapping of four major references, namely the Vietnamese Ministry of Education and Training’s programme accreditation regulation, AUN-QA 4.0, ASIIN, and FIBAA, while ESG 2015 is used as an additional lens for internal quality assurance. The findings show that the requirements of different accreditation frameworks can be synthesised into relatively stable content domains, including learning outcomes, curriculum design, teaching and assessment, resources, student support, output and outcomes, and quality improvement. Based on this convergence, the paper develops a three-layer model consisting of accreditation content domains, institutional functional groups, and internally generated evidence items coded according to the PDCA cycle. The proposed framework enhances traceability, reusability, and cross-standard alignment of evidence while providing an academic basis for developing online evidence repository software. The study contributes to quality governance and digital transformation in Vietnamese higher education.

Keywords: Accreditation, evidence, online evidence repository, quality assurance, training programme, higher education.

1. Đặt vấn đề

Kiểm định chất lượng chương trình đào tạo (CTĐT) đang dần trở thành một cơ chế quản trị quen thuộc trong giáo dục đại học (GDĐH) Việt Nam, không chỉ vì yêu cầu tuân thủ chính sách mà còn vì áp lực giải trình, cạnh tranh và hội nhập quốc tế. Theo quy định hiện hành, kiểm định CTĐT ở Việt Nam được tổ chức trên cơ sở bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng áp dụng cho các trình độ của GDĐH; bộ tiêu chuẩn này tiếp cận chất lượng theo logic hệ thống, bao quát từ mục tiêu, chuẩn đầu ra, cấu trúc chương trình, hoạt động dạy học, đánh giá người học, nguồn lực bảo đảm đến đầu ra và cải tiến chất lượng [3]. Ở cấp độ khu vực và quốc tế, những khung đánh giá như AUN-QA 4.0, ASIIN hay FIBAA cũng đều nhấn mạnh tính gắn kết giữa mục tiêu đào tạo, kết quả đầu ra, thiết kế chương trình, bảo đảm nguồn lực và chu trình cải tiến liên tục [1], [2], [6]. Cùng với sự phát triển của các hệ chuẩn, nhiều cơ sở GDĐH ngày càng đối mặt với hiện tượng “đa chuẩn kiểm định”, nghĩa là một CTĐT có thể đồng thời tham chiếu hoặc tham gia nhiều hệ thống đánh giá với cấu trúc thuật ngữ khác nhau nhưng có phần giao thoa lớn về bản chất quản lý. Thực tiễn này tạo ra áp lực đáng kể đối với công tác tổ chức minh chứng. Nếu minh chứng tiếp tục được thu thập theo lối đối phó cho từng đợt đánh giá, nhà trường dễ rơi vào tình trạng lặp lại công việc, phân tán dữ liệu, khó truy xuất, khó kiểm soát tính cập nhật và phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân của người phụ trách. Trong khi đó, ESG 2015 xem thông tin và dữ liệu là một thành phần cốt lõi của bảo đảm chất lượng bên trong, nhấn mạnh yêu cầu các cơ sở giáo dục phải thu thập, phân tích, công bố và sử dụng thông tin phục vụ quản trị và cải tiến chất lượng [5]. Như vậy, minh chứng cần được nhìn nhận như một phần của hạ tầng thông tin chất lượng, chứ không chỉ là tập hồ sơ phục vụ một đoàn đánh giá ngoài.

Về phương diện học thuật, nhiều nghiên cứu đã phân tích vai trò của kiểm định, tự đánh giá và bảo đảm chất lượng trong phát triển CTĐT và cải tiến nhà trường. Harvey và Green cho thấy chất lượng GDĐH là một khái niệm đa chiều, không thể quy giản vào một thước đo đơn nhất, vì vậy, hoạt động bảo đảm chất lượng phải dựa trên các bằng chứng phản ánh cả đầu vào, quá trình và đầu ra [7, tr. 10-11]. Vanhoof và Van Petegem cũng nhấn mạnh sự cần thiết phải kết nối đánh giá bên trong với đánh giá bên ngoài thông qua các cơ chế thông tin đáng tin cậy [10, tr. 110-112]. Trong bối cảnh Việt Nam, Nguyễn Hữu Cương và cộng sự cho thấy kết quả kiểm định CTĐT phản ánh tương đối rõ các điểm mạnh, điểm hạn chế và xu hướng cải tiến của các cơ sở GDĐH [8, tr 69-70]. Một số nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng kiểm định có tác động tích cực đến dạy học, quản trị chương trình và ý thức cải tiến, nhưng đồng thời làm gia tăng gánh nặng hồ sơ và xử lý minh chứng nếu thiếu một hệ thống quản lý thích hợp [4, tr. 64], [9, tr. 49]. Mặc dù vậy, phần lớn các công trình hiện có mới tập trung vào bình diện chính sách, tác động của kiểm định, hoặc đánh giá mức độ đáp ứng tiêu chuẩn; còn khía cạnh tổ chức minh chứng ở cấp tác nghiệp, đặc biệt theo hướng chuẩn hóa, mã hóa và tái sử dụng giữa nhiều hệ chuẩn vẫn chưa được nghiên cứu đầy đủ. Khoảng trống này càng rõ hơn khi các trường đại học đang thúc đẩy chuyển đổi số và xây dựng các nền tảng quản lý dữ liệu nội bộ. Từ thực tiễn đó, nghiên cứu này đặt mục tiêu đề xuất một khung tổ chức và mã hóa minh chứng đa chuẩn làm nền tảng lý luận cho việc phát triển phần mềm quản lý kho minh chứng trực tuyến. Nghiên cứu tập trung trả lời ba câu hỏi: 1) Các hệ chuẩn kiểm định có thể được quy chiếu về những miền nội dung chung nào?; 2) Các miền nội dung đó có thể ánh xạ sang những nhóm chức năng nội bộ nào của cơ sở GDĐH?; 3) Cần tổ chức, mã hóa minh chứng nội bộ theo logic nào để tăng khả năng truy vết và tái sử dụng trong môi trường số?

2. Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được thiết kế theo hướng nghiên cứu tài liệu và phát triển mô hình khái niệm. Cách tiếp cận này phù hợp với mục tiêu xây dựng một khung tổ chức minh chứng dùng chung giữa nhiều hệ chuẩn trước khi tiến hành kiểm chứng thực nghiệm trên phần mềm hoặc dữ liệu vận hành thực tế. Tư liệu phân tích gồm năm nguồn quy chiếu: 1) Quy định về kiểm định chất lượng CTĐT các trình độ của GDĐH do Bộ GD&ĐT ban hành năm 2025; 2) Guide to AUN-QA Assessment at Programme Level Version 4.0; 3) Standards for the Certification of (Further) Education and Training Courses and Modules related to Computer Science, Technology, Natural Sciences and Business Economics của ASIIN; 4) Assessment Guide for the Accreditation of Programmes in Management Studies, Economics, Law and Social Sciences của FIBAA; 5) Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area (ESG 2015) như một khung tham chiếu bổ trợ về bảo đảm chất lượng bên trong.

Quy trình phân tích được triển khai qua bốn bước. Bước thứ nhất là đọc và mã hóa mở các yêu cầu đánh giá của từng bộ chuẩn để nhận diện những đơn vị nội dung cốt lõi, chẳng hạn chuẩn đầu ra, thiết kế chương trình, dạy học, đánh giá, nhân sự, cơ sở vật chất, hỗ trợ người học, kết quả đầu ra và cải tiến chất lượng. Bước thứ hai là đối sánh so sánh giữa các bộ chuẩn để nhóm các đơn vị nội dung tương đồng thành các miền nội dung ổn định. Bước thứ ba là quy chiếu các miền nội dung vừa xác lập sang các nhóm chức năng thường gặp trong cơ sở GDĐH, theo nguyên tắc không phụ thuộc vào tên gọi cụ thể của từng phòng, ban hay trung tâm. Bước thứ tư là thiết kế cấu trúc mã minh chứng nội bộ và cơ chế liên kết minh chứng với yêu cầu kiểm định theo định hướng có thể số hóa và triển khai trong một phần mềm quản lý kho minh chứng trực tuyến. Để tăng độ chặt chẽ của mô hình, nghiên cứu sử dụng thêm hai tiêu chí thẩm định nội bộ: 1) Tính tương thích giữa khung đề xuất với logic PDCA, bởi kiểm định CTĐT không chỉ yêu cầu chứng minh trạng thái hiện có mà còn yêu cầu cho thấy quá trình lập kế hoạch, triển khai, theo dõi và cải tiến; 2) Tính khả thi đối với môi trường số, thể hiện ở khả năng gán mã, phân quyền, truy xuất hai chiều, cập nhật phiên bản và tái sử dụng minh chứng ở nhiều bộ chuẩn khác nhau. Nhờ hai tiêu chí này, khung đề xuất không chỉ có giá trị mô tả học thuật mà còn gắn với yêu cầu thiết kế hệ thống thông tin trong bối cảnh chuyển đổi số quản trị đại học.

3. Kết quả nghiên cứu và thảo luận

3.1. Các miền nội dung dùng chung giữa các hệ chuẩn kiểm định

Kết quả đối sánh cho thấy bốn hệ chuẩn được khảo sát có mức độ khác biệt khá rõ về cấu trúc bề mặt. Bộ tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT được trình bày theo logic pháp quy và sử dụng ngôn ngữ quản lý phù hợp bối cảnh Việt Nam; AUN-QA 4.0 nhấn mạnh tính liên kết giữa chuẩn đầu ra, hoạt động học tập và trải nghiệm người học; ASIIN chú trọng tính minh bạch học thuật, cấu trúc mô-đun và chuẩn đầu ra trong các lĩnh vực khoa học - công nghệ; FIBAA quan tâm mạnh tới định vị chương trình, logic didactic và điều kiện triển khai [1], [2], [5]. Tuy nhiên, khi bóc tách về nội dung, các yêu cầu vẫn hội tụ ở một số miền ổn định, cho phép xây dựng một lớp quy chiếu trung gian giữa các hệ chuẩn. Trên cơ sở đối sánh, nghiên cứu xác định tám miền nội dung dùng chung cho công tác tổ chức minh chứng ở cấp CTĐT: 1) Mục tiêu, chuẩn đầu ra và sự phù hợp với nhu cầu xã hội; 2) Cấu trúc, nội dung và quy trình phát triển CTĐT; 3) Hoạt động dạy học, học tập và đánh giá người học; 4) Đội ngũ giảng viên và nguồn nhân lực hỗ trợ; 5) Người học và các dịch vụ hỗ trợ; 6) Cơ sở vật chất, học liệu và hạ tầng công nghệ; 7) Đầu ra, kết quả đầu ra và phản hồi của các bên liên quan; 8) Bảo đảm chất lượng và cải tiến liên tục. 8 miền nội dung này vừa đủ bao quát để xử lý sự đa dạng của các hệ chuẩn, vừa đủ ổn định để trở thành trục thiết kế cho kho minh chứng trực tuyến.

Ý nghĩa của lớp miền nội dung là tách công tác tổ chức minh chứng ra khỏi sự phụ thuộc trực tiếp vào tên gọi của từng tiêu chuẩn hoặc tiểu tiêu chí trong từng bộ chuẩn. Một yêu cầu có thể được diễn đạt khác nhau giữa AUN-QA, ASIIN hoặc FIBAA nhưng vẫn có thể cùng quy về một miền nội dung nếu bản chất quản lý là tương đồng như trong bảng 1. Nhờ đó, nhà trường không cần xây nhiều kho minh chứng song song cho từng hệ chuẩn, thay vào đó có thể thiết kế một kho minh chứng dùng chung dựa trên các miền nội dung ổn định và ánh xạ từ kho này ra các bộ chuẩn cụ thể khi cần lập báo cáo tự đánh giá hoặc chuẩn bị đánh giá ngoài.

Bảng tóm tắt các miền nội dung dùng chung và ý nghĩa đối với tổ chức minh chứng

3.2. Khung nhóm chức năng của cơ sở giáo dục đại học

Nếu lớp miền nội dung trả lời câu hỏi “cần chứng minh điều gì”, thì lớp nhóm chức năng trả lời câu hỏi “minh chứng đó phát sinh từ đâu trong vận hành nội bộ của cơ sở GDĐH”. Từ phân tích các yêu cầu đánh giá và kinh nghiệm vận hành thực tế tại các trường đại học, nghiên cứu đề xuất 10 nhóm chức năng có thể dùng làm đơn vị tổ chức trung gian: quản trị - hành chính; quản lý đào tạo; khảo thí và đánh giá; công tác sinh viên; tổ chức nhân sự; nghiên cứu khoa học và hợp tác; cơ sở vật chất - công nghệ thông tin; tài chính; bảo đảm chất lượng; và phục vụ cộng đồng cùng quan hệ doanh nghiệp. 10 nhóm này không nhằm mô tả đầy đủ sơ đồ tổ chức của mọi trường mà để phản ánh các nguồn phát sinh minh chứng phổ biến nhất. Việc sử dụng nhóm chức năng thay vì tên đơn vị hành chính cụ thể có ba ưu điểm: 1) Giúp mô hình có tính chuyển giao giữa các trường có cơ cấu tổ chức khác nhau nhưng thực hiện các chức năng tương đương; 2) Giảm rủi ro mô hình bị lỗi thời khi nhà trường tái cấu trúc bộ máy; 3) Tạo điều kiện cho phần mềm quản lý kho minh chứng thiết kế cơ chế phân quyền theo chức năng và quy trình nghiệp vụ thay vì theo tên phòng ban cứng. Cách tiếp cận này cũng phù hợp với tư duy quản trị dựa trên quy trình, trong đó minh chứng được nhìn như kết quả của dòng công việc nội bộ chứ không phải tập tài liệu rời rạc.

Từ góc độ kiểm định, quan hệ giữa miền nội dung và nhóm chức năng là quan hệ nhiều - nhiều. Chẳng hạn, miền “chuẩn đầu ra và nhu cầu xã hội” có thể liên quan đồng thời đến quản lý đào tạo, bảo đảm chất lượng, khoa chuyên môn, khảo thí, công tác sinh viên và quan hệ doanh nghiệp. Miền “cơ sở vật chất, học liệu và hạ tầng công nghệ” lại gắn với cơ sở vật chất - công nghệ thông tin, thư viện, tài chính và đơn vị vận hành chuyên môn. Do đó, thay vì gán cứng một tiêu chuẩn cho một đơn vị duy nhất, phần mềm quản lý kho minh chứng cần cho phép xác lập vai trò chủ trì, phối hợp và hỗ trợ ở từng nhóm chức năng đối với mỗi miền nội dung.

3.3. Nguyên tắc mã hóa và tổ chức minh chứng nội bộ

Trên nền tảng hai lớp quy chiếu nói trên, nghiên cứu đề xuất lớp thứ ba là danh mục minh chứng nội bộ được mã hóa và lưu trữ theo logic có thể số hóa. Về nguyên tắc, một mục minh chứng trong hệ thống cần chứa ít nhất 7 nhóm thông tin: mã minh chứng; tên minh chứng; miền nội dung; nhóm chức năng chủ trì/phối hợp; trạng thái theo chu trình PDCA; thời hạn hiệu lực hoặc kỳ cập nhật; và liên kết tới các tiêu chuẩn/tiêu chí mà minh chứng có thể phục vụ. Cấu trúc này cho phép một minh chứng vừa được quản lý như một tài sản thông tin nội bộ, vừa được truy xuất như một bằng chứng phục vụ kiểm định.

Về mã hóa, nghiên cứu đề xuất công thức tổng quát: [Miền nội dung]-[Nhóm chức năng]-[PDCA]-[Số thứ tự]-[Phiên bản]. Ví dụ: mã CTDT-DT-P-03-v2 có thể được hiểu là minh chứng thuộc miền CTĐT, do nhóm chức năng đào tạo quản lý, mang tính lập kế hoạch, là mục số 03 và đang ở phiên bản 2. Cách mã hóa này giúp truy vết nhanh nguồn phát sinh, bản chất sử dụng và lịch sử cập nhật của minh chứng. Trong môi trường phần mềm, cấu trúc mã như vậy còn thuận lợi cho tìm kiếm, lọc dữ liệu, kiểm soát phiên bản, nhắc hạn cập nhật và tạo quan hệ giữa các minh chứng liên quan. Việc tích hợp logic PDCA vào mã minh chứng đặc biệt quan trọng đối với kiểm định chất lượng, bởi một yêu cầu đánh giá thường không chỉ đòi hỏi văn bản quy định hay kế hoạch mà còn cần tài liệu chứng minh triển khai, minh chứng theo dõi và kết quả cải tiến. Chẳng hạn, đối với chuẩn đầu ra, nhóm minh chứng P có thể gồm quy định xây dựng chuẩn đầu ra và biên bản tham vấn; nhóm D có thể gồm đề cương học phần, ma trận liên kết chuẩn đầu ra - học phần; nhóm C có thể gồm báo cáo khảo sát, kết quả đánh giá mức độ đạt chuẩn đầu ra; còn nhóm A là biên bản rà soát, quyết định điều chỉnh hoặc kế hoạch cải tiến. Cách tổ chức này giúp kho minh chứng phản ánh một hệ thống bảo đảm chất lượng đang vận hành, thay vì chỉ tích lũy các tệp tài liệu tĩnh. Khung mã hóa còn tạo điều kiện để một minh chứng được dùng lại ở nhiều báo cáo khác nhau. Một biên bản khảo sát nhà tuyển dụng, chẳng hạn, đồng thời có thể phục vụ cho miền chuẩn đầu ra, miền CTĐT và miền kết quả đầu ra. Khi hệ thống cho phép liên kết một mục minh chứng với nhiều tiêu chuẩn và nhiều báo cáo, chi phí hành chính của kiểm định sẽ giảm đáng kể. Đây chính là ưu điểm cốt lõi của tư duy “kho minh chứng trực tuyến” so với cách làm thủ công dựa trên các thư mục tách rời theo từng đợt đánh giá.

3.4. Hàm ý thiết kế phần mềm quản lý kho minh chứng trực tuyến

Từ ba lớp quy chiếu trên, nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức kho minh chứng trực tuyến gồm năm thành phần vận hành: 1) Danh mục miền nội dung kiểm định; 2) Danh mục nhóm chức năng; 3) Danh mục mã minh chứng nội bộ; 4) Ma trận ánh xạ minh chứng - tiêu chuẩn; 5) Cơ chế quản trị dữ liệu, bao gồm phân quyền, nhắc hạn, lịch sử cập nhật và báo cáo truy xuất. Mô hình này không thay thế hệ thống văn bản quản lý hiện hành của nhà trường mà đóng vai trò “lớp trung gian số” giúp quy tụ, chuẩn hóa và điều phối các nguồn dữ liệu phục vụ bảo đảm chất lượng. Về phương diện phần mềm, khung đề xuất hàm ý rằng hệ thống không nên được thiết kế xoay quanh từng bộ tiêu chuẩn riêng lẻ, bởi cách làm này làm gia tăng trùng lặp cấu trúc dữ liệu. Thay vào đó, phần mềm nên lấy danh mục minh chứng nội bộ làm hạt nhân, còn các bộ tiêu chuẩn là các lớp ánh xạ động. Khi đó, cùng một dữ liệu nền có thể được gọi ra theo nhiều logic báo cáo khác nhau: theo tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT, theo AUN-QA, ASIIN, FIBAA hoặc theo nhu cầu tự đánh giá nội bộ. Đây là điểm nối quan trọng giữa nghiên cứu về bảo đảm chất lượng và nghiên cứu về chuyển đổi số quản trị đại học. Mô hình cũng tạo tiền đề cho những chức năng nâng cao như dashboard theo miền nội dung, cảnh báo minh chứng hết hiệu lực, thống kê tỷ lệ hoàn thiện theo chu trình PDCA, gợi ý minh chứng có thể tái sử dụng giữa các tiêu chuẩn và hỗ trợ biên soạn báo cáo tự đánh giá bán tự động. Những chức năng này đặc biệt có ý nghĩa trong bối cảnh kiểm định ngày càng yêu cầu dữ liệu có độ tin cậy cao, cập nhật kịp thời và có thể kiểm chứng. Kết hợp giữa logic kiểm định và logic hệ thống thông tin, kho minh chứng trực tuyến, vì vậy có thể trở thành công cụ chiến lược của bảo đảm chất lượng bên trong, chứ không chỉ là phần mềm lưu trữ hồ sơ. Ngoài giá trị tổ chức dữ liệu, mô hình kho minh chứng trực tuyến theo nhóm chức năng còn có ý nghĩa quản trị chất lượng ở cấp cơ sở GDĐH. Trong thực tiễn, một trong những khó khăn phổ biến của các đơn vị đào tạo không nằm ở việc thiếu minh chứng mà nằm ở tình trạng minh chứng được lưu trữ phân tán theo đầu mối quản lí, theo từng đợt kiểm định hoặc theo từng bộ tiêu chuẩn khác nhau. Điều này dẫn đến ba hệ quả: thời gian tập hợp minh chứng cho báo cáo tự đánh giá kéo dài; cùng một minh chứng phải số hóa, đặt tên và nộp lặp lại ở nhiều tiêu chí và dữ liệu khó được khai thác phục vụ cải tiến chất lượng thường xuyên. Cách tiếp cận tổ chức minh chứng theo nhóm chức năng giúp chuyển từ tư duy “thu thập minh chứng để đối phó đánh giá ngoài” sang tư duy “quản trị minh chứng như một hạ tầng dữ liệu chất lượng”, trong đó mỗi minh chứng được gắn với nguồn tạo lập, chu kì cập nhật, đơn vị phụ trách, quyền truy cập và khả năng dùng chung cho nhiều mục tiêu bảo đảm chất lượng [1], [2], [3], [5], [6].

Cách tiếp cận này đặc biệt phù hợp với bối cảnh nhiều cơ sở GDĐH ở Việt Nam đang đồng thời triển khai tự đánh giá cấp cơ sở giáo dục, kiểm định CTĐT theo tiêu chuẩn trong nước, đồng thời chuẩn bị cho các bộ chuẩn khu vực hoặc quốc tế. Nếu không có một logic tổ chức thống nhất, mỗi chu kì kiểm định sẽ dễ tạo thêm một “lớp hồ sơ” mới, làm gia tăng chi phí hành chính và giảm hiệu quả khai thác dữ liệu. Ngược lại, khi minh chứng được chuẩn hóa theo nhóm chức năng, hệ thống phần mềm có thể hỗ trợ gắn nhãn đa chiều cho cùng một tài liệu, chẳng hạn theo tiêu chuẩn, tiêu chí, đơn vị phụ trách, năm học, loại minh chứng và mức độ bảo mật. Khi đó, cùng một nguồn dữ liệu có thể phục vụ đồng thời cho viết báo cáo tự đánh giá, theo dõi kế hoạch cải tiến, chuẩn bị phỏng vấn đánh giá ngoài và cung cấp căn cứ cho quản trị chiến lược ở cấp trường.

Từ góc độ phát triển phần mềm, kết quả nghiên cứu cũng gợi mở một số yêu cầu chức năng cốt lõi: 1) Hệ thống cần cho phép ánh xạ một minh chứng với nhiều tiêu chí thuộc nhiều bộ chuẩn khác nhau, thay vì lưu bản sao riêng lẻ cho từng tiêu chí; 2) Hệ thống cần có cơ chế kiểm soát phiên bản và nhật kí cập nhật để bảo đảm tính xác thực, khả năng truy vết và tính mới của minh chứng; 3) Cần thiết kế phân quyền theo vai trò nhằm vừa tạo thuận lợi cho chia sẻ nội bộ, vừa bảo đảm an toàn dữ liệu, đặc biệt đối với các minh chứng chứa thông tin người học, người học tốt nghiệp, nhân sự hoặc tài chính; 4) Hệ thống nên tích hợp chức năng thống kê và cảnh báo để nhận diện các tiêu chí còn thiếu minh chứng, minh chứng đã hết hiệu lực hoặc minh chứng chưa được cập nhật đúng chu kì. Các yêu cầu này cho thấy kho minh chứng trực tuyến không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu mà cần được thiết kế như một công cụ hỗ trợ vận hành hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong của nhà trường.

Từ góc nhìn quản trị đại học, một hệ thống kho minh chứng được tổ chức tốt còn giúp củng cố văn hóa chất lượng trong nhà trường. Khi minh chứng được chuẩn hóa và truy xuất dễ dàng, các khoa, bộ môn và đơn vị hỗ trợ sẽ có điều kiện nhìn thấy mối liên hệ giữa hoạt động chuyên môn thường nhật với các yêu cầu đánh giá chất lượng, từ đó nâng cao ý thức lưu trữ, cập nhật và sử dụng dữ liệu. Đây là điểm quan trọng vì bảo đảm chất lượng hiệu quả không chỉ dựa vào một đơn vị chuyên trách mà phải được phân tán vào toàn bộ vòng đời của CTĐT. Cách tiếp cận này tương thích với quan niệm về constructive alignment trong GDĐH, theo đó các thành tố mục tiêu, chuẩn đầu ra, hoạt động dạy học, đánh giá và phản hồi cần được gắn kết thành một hệ thống nhất quán. Khi được hỗ trợ bởi một hạ tầng minh chứng số, sự gắn kết đó không chỉ được mô tả trong văn bản mà còn có thể được theo dõi, đối chiếu và cải tiến bằng dữ liệu.

Tuy vậy, nghiên cứu này chủ yếu dừng ở việc đề xuất khung tổ chức và logic ánh xạ minh chứng giữa các bộ tiêu chuẩn nên vẫn còn những giới hạn nhất định. Bài báo chưa tiến hành kiểm nghiệm thực nghiệm trên quy mô rộng về thời gian truy xuất, mức độ hài lòng của người dùng hoặc mức giảm trùng lặp hồ sơ sau khi triển khai phần mềm. Đây là hướng nghiên cứu tiếp theo cần được thực hiện để đánh giá sâu hơn hiệu quả vận hành của mô hình trong thực tiễn. Trong các nghiên cứu sau, nhóm tác giả có thể xây dựng bộ chỉ báo đánh giá hiệu quả của hệ thống, chẳng hạn thời gian tìm kiếm minh chứng, tỉ lệ tái sử dụng minh chứng giữa các chu kì kiểm định, mức độ đầy đủ theo từng tiêu chí và mức độ hài lòng của cán bộ phụ trách bảo đảm chất lượng. Việc bổ sung bằng chứng thực nghiệm sẽ góp phần tăng sức thuyết phục của mô hình và mở rộng khả năng ứng dụng trong các cơ sở GDĐH có quy mô, loại hình và định hướng kiểm định khác nhau.

4. Kết luận và bình luận

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng mặc dù các hệ chuẩn kiểm định CTĐT khác nhau về cấu trúc và cách diễn đạt, chúng vẫn có thể quy chiếu về những miền nội dung tương đối ổn định. Từ phát hiện này, bài báo đề xuất một khung tổ chức minh chứng ba lớp gồm miền nội dung kiểm định, nhóm chức năng nội bộ và danh mục minh chứng được mã hóa theo logic PDCA. Khung đề xuất góp phần chuyển cách tiếp cận từ “thu thập minh chứng theo từng bộ chuẩn” sang “quản lý minh chứng như một hạ tầng dữ liệu chất lượng dùng chung”. Đóng góp của nghiên cứu thể hiện ở hai phương diện. Ở phương diện học thuật, bài báo bổ sung một góc nhìn còn thiếu trong nghiên cứu về kiểm định chất lượng ở Việt Nam, đó là tổ chức minh chứng ở cấp tác nghiệp dưới góc độ mô hình hóa và số hóa. Ở phương diện thực tiễn, khung đề xuất có thể được sử dụng như cơ sở thiết kế phần mềm quản lý kho minh chứng trực tuyến, giúp tăng khả năng truy vết, phân quyền, tái sử dụng và giảm trùng lặp trong chuẩn bị kiểm định. Đây cũng là hướng tiếp cận phù hợp với yêu cầu xây dựng hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong dựa trên dữ liệu.

Trên cơ sở phân tích và đối sánh các bộ tiêu chuẩn kiểm định phổ biến, bài báo đã đề xuất khung tổ chức minh chứng theo nhóm chức năng như một nền tảng học thuật và thực tiễn cho việc phát triển phần mềm quản lý kho minh chứng trực tuyến trong cơ sở GDĐH. Cách tiếp cận này không chỉ góp phần giảm trùng lặp minh chứng và nâng cao hiệu quả truy xuất mà còn hỗ trợ hình thành hạ tầng dữ liệu phục vụ tự đánh giá, cải tiến chất lượng và chuẩn bị đánh giá ngoài trong bối cảnh đa chuẩn. Dù vẫn cần thêm các nghiên cứu thực nghiệm để kiểm chứng sâu hơn hiệu quả vận hành của mô hình, kết quả nghiên cứu hiện tại đã cung cấp một cơ sở khả thi cho chuyển đổi số hoạt động bảo đảm và kiểm định chất lượng giáo dục ở nhà trường.

Chú thích

Nghiên cứu được thực hiện trong khuôn khổ đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường, mã số đề tài CSB2023-35 - “Xây dựng Hệ thống quản lý việc cung cấp và tra cứu minh chứng phục vụ công tác Đảm bảo chất lượng”.

______________

Tài liệu tham khảo

[1] ASEAN University Network Quality Assurance. (2020). Guide to AUN-QA assessment at programme level (Version 4.0). AUN Secretariat.

[2] ASIIN. (2022). Standards for the certification of (further) education and training courses and modules related to computer science, technology, natural sciences and business economics. ASIIN e.V.

[3] Bộ Giáo dục và Đào tạo (2025). Thông tư số 04/2025/TT-BGDĐT, ngày 17/02/2025 ban hành quy định về kiểm định chất lượng chương trình đào tạo các trình độ của giáo dục đại học.

[4] Do, N. G., & Hien, N. T. T. (2021). International accreditation impacts on teaching and learning: Case of Vietnam non-public universities. Ho Chi Minh City Open University Journal of Science - Social Sciences, 11(2), 60-74.

[5] ENQA. (2015). Standards and guidelines for quality assurance in the European Higher Education Area (ESG). European Association for Quality Assurance in Higher Education.

[6] FIBAA. (2015). Assessment guide for the accreditation of programmes in management studies, economics, law and social sciences. Foundation for International Business Administration Accreditation.

[7] Harvey, L., & Green, D. (1993). Defining quality. Assessment & Evaluation in Higher Education, 18(1), 9-34. https://doi.org/10.1080/0260293930180102.

[8] Nguyễn Hữu Cương, Trần Ngọc Hạnh, Hà Vĩnh Phước, Trần Lê Phương Thảo, Bùi Thị Thùy Trinh, Trần Hồng Nhật Minh, Nguyễn Thanh Vương, Trần Tiến Quang (2024). Phân tích chất lượng chương trình đào tạo của các cơ sở giáo dục đại học Việt Nam từ kết quả kiểm định chất lượng. Tạp chí Giáo dục, tập 23 số đặc biệt 9, tháng 9, tr. 66-71.

[9] Nguyễn Hòa Huy, Âu Quang Hiếu (2025). Tác động của kiểm định chất lượng giáo dục đến chương trình đào tạo ngành Công nghệ thông tin tại một số cơ sở giáo dục đại học. Tạp chí Giáo dục, tập 25, số 17 tháng 9, tr. 47-52.

[10] Vanhoof, J., & Van Petegem, P. (2007). Matching internal and external evaluation in an era of accountability. Studies in Educational Evaluation, 33(2), 101-119. https://doi.org/10.1016/j.stueduc.2007.04.001.